Как проверить самозанятого в Налоговой службе

Компании все чаще привлекают самозанятых исполнителей для выполнения задач в качестве фрилансеров. Для большинства организаций это удобно и экономично. Исполнитель сам выдает чек через приложение «Мой налог», платит налог на профессиональный доход по ставке 4-6%, а заказчик не уплачивает НДФЛ 13% и не начисляет страховые взносы.

Такое сотрудничество может продолжаться без проблем и накладок до тех пор, пока физлицо не перестает быть законным плательщиком НПД. Чаще всего это происходит незаметно – например, если прибыль не запланировано превысила 2,4 миллиона рублей за год. В числе других распространенных причин потери НПД – переход на другой режим или добровольное снятие исполнителя с учета.

В результате выплаты такому фрилансеру приравниваются к доходу физического лица, а Налоговая служба доначисляет самой компании-заказчику НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы до 40%. Чтобы не столкнуться с такими доначислениями и другими проблемами, есть смысл обязательно проверять статус самозанятого по ИНН перед каждым расчетом за выполненные работы по заключенному договору.

В каких случаях и почему это важно

Практика бизнес-деятельности показывает, что разовая проверка в такой ситуации не спасает. Физлицо вполне может утратить статус в период между платежами – например, превысив установленный лимит за месяц и потеряв самозанятость с НПД автоматически. Поэтому проводить проверки нужно перед подписанием договора, перед каждой оплатой услуг за работу и обязательно в конце календарного года, когда риск превышения лимита особенно высок.

Если компания упустила факт потери и продолжает платить исполнителю в обычном режиме, велик риск получить акт ФНС с требованием доплатить налоги «задним числом». При долгосрочном сотрудничестве проверять самозанятых по ИНН стоит хотя бы один раз в квартал.

Почему эта информация особенно важна для юридических лиц

Если статус не актуален, расходы на услуги не признаются в учете. В этом случае юрлицу доначисляется 13% и страховые взносы (как налоговому агенту). Сюда же добавляется штраф в размере 20-40%, а иногда также дополнительные санкции.

Регулярные проверки статуса самозанятого бухгалтером фирмы позволяют спокойно учитывать чеки в расходах и снижают вероятность вопросов от сотрудников ИФНС при проверках. Такой шаг будет особенно важным для компаний с большим количеством исполнителей-фрилансеров, поскольку подобные ошибки могут стоить бизнесу десятки тысяч рублей в месяц.

Проверка по базе ФНС

Как проверить статус самозанятого по ИНН? Самый достоверный ресурс – официальный сервис ФНС, доступный бесплатно всем пользователям (наличие регистрации на портале не обязательно). Алгоритм действий будет следующим:

1. Перейдите в соответствующий раздел на официальном сайте службы.
2. Введите реквизиты исполнителя (12 цифр без пробелов) в поисковое поле.
3. Укажите дату проверки (обычно текущую или день платежа).
4. Нажмите кнопку «Проверить». Сервис мгновенно покажет: зарегистрирован ли человек в качестве плательщика налога на профессиональный доход по состоянию на данный момент.

Имейте в виду, что проверить статус самозанятого по ФИО на сайте налоговой службы нельзя – поиск по фамилии не предусмотрен по причине защиты конфиденциальности персональных данных.

Существует ли в России реестр самозанятых

Публичного реестра в открытом доступе нет. ФНС ведет закрытую базу плательщиков НПД, но сам реестр самозанятых по ИНН на сайте налоговой недоступен для общего просмотра – у обычных пользователей существует лишь возможность подтвердить данные через госпортал. Опять-таки, это связано с положением о персональной информации граждан, защищаемой российским законодательством.

Как подстраховаться юрлицу

Чтобы свести к минимуму риски серьезных проблем с налоговиками, обязательно запросите у физлица перед началом сотрудничества справку о постановке на учет – документ по форме КНД 1122035. Такую справку, заверенную электронной подписью ФНС, можно бесплатно сформировать в приложении «Мой налог».

В справке обязательно должна быть указана дата регистрации и подтверждение на момент выдачи. Несмотря на то, что исполнители обязаны своевременно сообщать заказчикам о потере статуса, не стоит игнорировать подобные проверки (даже при длительном сотрудничестве, и если человек внушает полное доверие). Рекомендуем хранить предоставленную форму вместе с чеками – на случай фискальных проверок.

Что грозит, если не проверить

Если такая запись на момент выплаты отсутствовала, налоговая переквалифицирует платеж. Суды в большинстве случаев поддерживают ФНС, не признавая расходы без подтверждения НПД. Только своевременные проверки самозанятых позволяют полностью избежать подобных проблем и возможных судебных разбирательств.

Хотите провести проверку самозанятого? Сервис Нокс – онлайн-платформа для комплексного пробива сведений о деятельности физических и юридических лиц. Закажите подробный отчет, и система быстро сформирует подробное досье со всей информацией, критически важной для безопасной работы и делового сотрудничества.